Jornadas Informaticas

25 01 2011

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL QUIPUX

Confrencista: Ing. Fernando Hidalgo

¿Qué es QUIPUX?

QUIPUX, gestiona la documentación digital y/o impresa al interior de una entidad, entre entidades y la enviada por la ciudadanía a las instituciones. Permite el registro, control, circulación y ordenación de los documentos digitales y/o físicos que se envían y reciben en una organización.

¿Cuáles son las funcionalidades de QUIPUX?

  • Creación, envío, recepción, almacenamiento, recuperación y clasificación de memorandos, oficios, circulares y anexos.
  • Creación compartida de documentos. Flujo de documentos conforme al orgánico regular.
  • Acceso al sistema de usuarios internos y externos (ciudadanos) a los documentos de una institución.
  • Reportes estadísticos de documentos creados y enviados, tramitados, pendientes, archivados y reasignados.
  • Seguridad y auditoría a través de usuarios, perfiles ya archivos de auditoría.
  • Firma digital de documentos generados.
  • Recepción en línea de documentos generados en el sistema y de documentos impresos registrados.

ORGANIZACIÓN DE QUIPUX

  • Organización del archivo digital:El archivo digital esta conformado por carpetas creadas en el sistema operativo.
  • Codificación documental : Los documentos digitales se almacenarán en base a una numeración secuencial única en la base de datos y un código de identificación institucional del documento.
  • Conservación del archivo: Gestiona el almacenamiento y clasificación de la información documental de las instituciones que utilizan el sistema. Se aplican estrictas normas y estándares de seguridad, confidencialidad, privacidad, disponibilidad y conservación de la información.

SEGURIDAD

  • Administrador Institucional: Existe un usuario con el rol de administrador institucional del sistema.
  • Firma Electrónica de Documentos: QUIPUX, explota la tecnología de Firma Digital en los documentos generados.
  • Accesibilidad y confidencialidad: La accesibilidad a la información estará restringida de acuerdo al área de la organización a la que esté asignado un usuario del sistema y respetando el principio  de confidencialidad.

ENVIO Y RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

FIRMA DIGITAL

Es la equivalencia digital de la firma manuscrita, tiene la misma validez legal y se encuentra amparada por la Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos. Desde el punto de vista técnico, la firma es un conjunto de datos digitales que se añaden a un archivo digital y que se obtienen del cifrado del mismo mediante programas computacionales.

Fuente: Novedades, Manuales , Instalación


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